SOPORTE
TECNICO
Impresiones que cuestan
¿Puede su compañía reducir realmente sus costos
de impresión?
Julio Tuñon
Especial para La Prensa
jtunon@lexmark.com
 Estaba
a punto de terminar la jornada en mi oficina, cuando el timbre del
teléfono -insistente- me hizo regresar. Era un posible cliente....
"¡Me está costando más la impresión que invertir en nuevas PC para
mis empleados!", decía, perturbado.
A dos años de fundada su empresa, el ejecutivo había
descubierto un mal que aqueja a muchas corporaciones y que -silenciosamente-
deja escapar recursos y las hace improductivas: los malos hábitos
de impresión y el alto costo asociado.
El primer paso para mejorar los hábitos de impresión
de su empresa es entender cómo está imprimiendo actualmente.
Lo primero por determinar es la relación entre el
número de empleados y el de dispositivos y el volumen de impresión
per cápita de sus empleados. Esto es clave para entender
sus costos de impresión.
Igualmente lo es conocer el proceso de soporte de
su organización: cuanto mayor sea la cantidad de bienes en su compañía
y mayor la cantidad de papel consumido, más complicado el proceso
de soporte.
¿Cuántos bienes -dispositivos como impresoras, faxes
y copiadoras- tiene y mantiene su compañía?
¿Cuántos suministros asociados compra?
Nuestros expertos han encontrado que el promedio
en todas las organizaciones es de aproximadamente un dispositivo
de impresión por cada tres empleados.
Pero no se deshaga abruptamente de las impresoras
de escritorio, pensando que esto le mejora la utilización de sus
bienes, porque puede poner en riesgo la productividad de sus empleados.
¿Cuál es, entonces, la solución?
Además de lo anterior, es vital entender cuántos
y qué tipos de documentos se están imprimiendo en su empresa. Muchas
compañías no tienen idea de cuánto papel consumen.
Según indagaciones recientes, una empresa promedio
produce la alarmante cantidad de mil 100 páginas impresas por mes
por empleado, 13 mil 200 páginas por empleado al año, que se traduce
a costos de impresión que compañías, independientemente de su tamaño,
se estremecen de sólo pensarlo.
Al conocer la relación entre el número de empleados
y dispositivos de impresión y el volumen per cápita , una
compañía puede crear metas reales y alcanzables para un mejor aprovechamiento
de sus recursos, siempre y cuando tenga en cuenta la importancia
de sus estrategias de soporte, pues una buena estructura de soporte
le asegurará mejoras duraderas. Si por el contrario, su estructura
es inefectiva, le garantizará el retorno de sus pobres resultados
previos.
Al enfocarse en estas tres áreas (relación entre
el número de empleados y el número de bienes, volumen de impresión
per cápita y su proceso de soporte y prácticas) podrá establecer
metas reales y elegir el socio apropiado que pueda ayudarle a implementar
una estrategia para reducir costos y mejorar sus procesos de negocios.
el autor es director de Estrategias de Marketing,
División de Productos Corporativos de Lexmark América Latina
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